Posiadanie własnej firmy pozwala na większą wolność i niezależność, ponieważ to właściciel decyduje o tym, co robić, w jakim tempie i jakimi metodami osiągać cele. Jednak niezrozumiałe formalności i liczne trudności często przerażają początkujących przedsiębiorców. Dlatego w dalszej części przedstawimy dokładne kroki, które należy podjąć w procesie rejestracji firmy.
Czy rejestracja firmy jest wymagana?
Idee są podstawą każdego biznesu. Jeśli przedsiębiorca ma już jasny pomysł, czym chce zajmować się na rynku, to kolejnym krokiem jest właściwe zarejestrowanie swojej działalności. Jednak czy każdy rodzaj działalności gospodarczej wymaga rejestracji?
W większości przypadków prowadzenie działalności gospodarczej wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jednakże, jeśli oczekujemy niewielkich przychodów, nie musimy rejestrować swojej działalności jako przedsiębiorca. Możemy prowadzić tę działalność nierejestrowaną, jeśli:
- jeśli dochody z prowadzonej działalności nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia w żadnym miesiącu,
- jest się osobą fizyczną,
- nie prowadzi się działalności w ramach spółki cywilnej,
- nie zajmuje się działalnością regulowaną wymagającą zezwoleń lub koncesji,
- nie prowadziło się działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
Nie trzeba dokonywać rejestracji w rejestrze przedsiębiorców, jeśli zajmujemy się działalnością agroturystyczną jako rolnik, produkujemy wino jako rolnik lub prowadzimy handel detaliczny produktami rolniczymi.
Księgowość na samym początku
Warto rozważyć kwestię księgowości na samym początku rejestracji firmy. Obecnie istnieje wiele rozwiązań na rynku, które ułatwiają prowadzenie księgowości poprzez współpracę z biurami rachunkowymi. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą korzystać z pomocy specjalistów w wypełnianiu wniosków i załatwianiu spraw związanych z Urzędem Skarbowym, co pozwala na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności działalności.
Istnieje wiele możliwości prowadzenia księgowości, a jedną z nich jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. Dzięki temu przedsiębiorcy otrzymują kompleksową obsługę księgową, w tym dedykowanego księgowego, który pomaga w wykonywaniu wszystkich zadań związanych z księgowością. Ponadto, korzystanie z programów do fakturowania pozwala na automatyczne wystawianie faktur różnego rodzaju, a często z taką opcją wiążą się dodatkowe korzyści, takie jak dostęp do certyfikowanego archiwum e-faktur, darmowego CRM oraz integracji z platformami e-commerce, takimi jak Allegro czy Shopper.
Wzrasta popularność księgowości internetowej, która jest atrakcyjnym rozwiązaniem dla osób szukających oszczędności czasowych oraz większej swobody w prowadzeniu rachunkowości. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorcy mają także możliwość prowadzenia samodzielnie swojej księgowości.
Założenie przedsiębiorstwa a składanie formularza CEIDG-1
Procedura złożenia wniosku CEIDG-1 umożliwia zarejestrowanie się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dzięki temu procesowi, przedsiębiorca zostaje uwzględniony w ewidencji działalności gospodarczej oraz w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Po złożeniu formularza CEIDG-1, przedsiębiorca otrzymuje również numer identyfikacji podatkowej (NIP), który jest przesyłany na wskazany w formularzu adres e-mail.
Dzięki CEIDG-1 każdy ma możliwość dostępu do bazy danych zawierającej informacje o przedsiębiorstwach prowadzonych przez osoby fizyczne i zarejestrowanych w Polsce. Ponadto, korzystając z CEIDG, można uzyskać bezpłatny dostęp do informacji publikowanych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Przedsiębiorcy korzystają również z CEIDG-1, aby zgłaszać zmiany w danych swojej firmy oraz decyzje o zawieszeniu, wznowieniu lub likwidacji działalności do odpowiedniego urzędu.
Istnieje kilka sposobów na złożenie wniosku CEIDG-1, w tym:
- rejestracja/logowanie w CEIDG, wypełnienie wniosku online, wydrukowanie i dostarczenie do Urzędu Miasta/Gminy,
- wypełnienie wniosku online bez logowania, wydrukowanie i dostarczenie do Urzędu Miasta/Gminy,
- pobranie i złożenie wniosku w Urzędzie Miasta/Gminy, gdzie zostanie przekształcony na wniosek elektroniczny,
- elektroniczne wypełnienie i podpisanie wniosku na stronie CEIDG bez wychodzenia z domu lub podpisanie za pomocą profilu zaufanego ePUAP,
- najprostszym sposobem jest elektroniczne wypełnienie interaktywnego wniosku.
Warto pamiętać, że obecnie istnieje możliwość przesłania wniosku CEIDG-1 do dowolnego urzędu miasta lub gminy, bez konieczności stawienia się w urzędzie właściwym dla miejsca zamieszkania. Zmiana ta ułatwia przedsiębiorcom załatwienie formalności w urzędzie znajdującym się w wygodnym dla nich miejscu.
Zarejestrowanie firmy jako podatnik VAT w Urzędzie Skarbowym
W sytuacji, gdy przedsiębiorca będzie podatnikiem VAT, ma on obowiązek udać się do Urzędu Skarbowego, aby za pomocą wniosku VAT-R zarejestrować się jako VAT-owiec. Ważne, aby zrobił to przed dniem uzyskania pierwszych przychodów, tj. przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych podatkiem VAT.
W jaki sposób złożyć wniosek?
Istnieją trzy sposoby złożenia wniosku o rejestrację jako podatnik VAT:
- Na stronie internetowej Urzędu Skarbowego można wypełnić formularz VAT-R online, wydrukować go i złożyć osobiście w odpowiednim Urzędzie Skarbowym.
- Wniosek można wysłać pocztą
- Wypełniony formularz VAT-R można również złożyć online, korzystając z płatnego podpisu kwalifikowanego lub logując się za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Ta opcja jest dostępna, gdy formularz VAT-R jest złożony razem z wnioskiem CEIDG oraz gdy przedsiębiorca posiada numer NIP potrzebny do wypełnienia formularza.
Jeśli przedsiębiorca planuje wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub będzie osiągać wysokie obroty, powinien zarejestrować się jako czynny podatnik VAT już na samym początku. Podobnie, osoby zajmujące się importem towarów powinny także rozważyć rejestrację jako czynny podatnik VAT od razu.
Proces oczekiwania na nadanie numeru REGON i NIP przez odpowiednie urzędy.
Numer REGON zostanie przydzielony przez GUS i wysłany na wskazany w formularzu adres e-mailowy w ciągu siedmiu dni roboczych od zarejestrowania wniosku. Natomiast numer NIP zostanie nadany przez Urząd Skarbowy i przesłany na podany w formularzu adres e-mailowy w ciągu jednego dnia roboczego od momentu rejestracji wniosku CEIDG-1.
Rejestracja przedsiębiorstwa w ZUS
Aby zostać objętym ubezpieczeniem społecznym w ZUS, przedsiębiorca musi sam zgłosić się jako osoba ubezpieczona. Zgłoszenie takie można złożyć osobiście w placówce ZUS, za pośrednictwem poczty lub drogą elektroniczną. Warto jednak pamiętać, że zgłoszenie to musi zostać dokonane w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej lub od dnia uzyskania pierwszego przychodu. W przypadku opóźnienia w zgłoszeniu grozi przedsiębiorcy kara finansowa.
Przy zakładaniu działalności gospodarczej zgodnie z aktualnymi przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek dokonania:
- obligatoryjnie – jako płatnik składek,
- dobrowolnie – jako ubezpieczony.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca decyduje się na dobrowolne zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, musi dołączyć wypełnioną deklarację ZUS ZUA lub ZUS ZZA do dokumentów składanych w urzędzie miasta lub gminy. Deklaracja ZUS ZUA jest wymagana, gdy przedsiębiorca chce się ubezpieczyć społecznie i zdrowotnie, a deklaracja ZUS ZZA - gdy chce się ubezpieczyć wyłącznie zdrowotnie.
Jeśli przedsiębiorca nie dołączy wypełnionych druków do formularza CEIDG-1, musi osobiście zgłosić się do ZUS w ciągu 7 dni. Można również złożyć zgłoszenie drogą elektroniczną.
Przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność gospodarczą, musi w ciągu siedmiu dni od daty rozpoczęcia udać się do ZUS, aby wybrać odpowiednie składki. Wybór zależy od źródła dochodów i obejmuje ubezpieczenie zdrowotne (druk ZZA) lub ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (druk ZUA).
Jeśli działalność gospodarcza jest jedynym źródłem dochodu, należy wypełnić formularz ZUS ZUA. W przypadku, gdy posiada się dodatkowo umowę o pracę na pełen etat i nie chce się dobrowolnie podlegać ubezpieczeniom społecznym, należy złożyć formularz ZUS ZZA.
W przypadku, gdy przedsiębiorca zakłada firmę po raz pierwszy lub nie prowadził działalności gospodarczej ani nie był wspólnikiem w spółce w ciągu ostatnich 5 lat, może skorzystać z ulg w płaceniu składek ZUS. Taka ulga na początek działalności może wynosić 6 miesięcy.
Po zakończeniu okresu korzystania z ulgi na start, w zależności od sytuacji, przedsiębiorca może być zobowiązany do rejestracji do składek preferencyjnych, pełnych lub zdrowotnych.
Procedura zakładania konta bankowego
Posiadanie dedykowanego konta bankowego dla działalności umożliwia dokładne rejestrowanie wszystkich transakcji biznesowych. Przedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z tego konta w celu rozliczenia podatków i składek. Przy zakładaniu konta firmowego konieczne jest posiadanie dowodu osobistego oraz wpisu do CEIDG. Dlatego pierwszym krokiem powinno być zarejestrowanie działalności gospodarczej, a następnie założenie rachunku firmowego.
Aby założyć konto bankowe dla naszej firmy, musimy wypełnić odpowiedni wniosek w wybranej przez nas instytucji bankowej. W formularzu zazwyczaj podajemy podstawowe dane, takie jak nazwę firmy, jej adres oraz numery identyfikacyjne. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorcy nie są zobowiązani do posiadania konta bankowego. Warto jednak zauważyć, że transakcje powyżej kwoty 15 000 zł powinny być dokonywane na rachunek bankowy z listy białej, a na liście znajdują się tylko rachunki firmowe.
Po założeniu rachunku bankowego dla naszej firmy powinniśmy poinformować o tym Urząd Skarbowy, wypełniając odpowiedni formularz CEIDG. Od 1 stycznia 2020 roku należności podatkowe z tytułu VAT, PIT i CIT należy wpłacać na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Mikrorachunek ten można wygenerować na stronie podatki.gov.pl lub uzyskać w dowolnym urzędzie skarbowym.
Po założeniu konta bankowego dla naszej firmy należy złożyć wniosek o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Wniosek powinien zawierać informacje o numerze firmowego rachunku bankowego. Jeśli nie zrobiliśmy tego wcześniej, należy również podać informacje o podmiocie prowadzącym dokumentację rachunkową oraz adresie miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.
O czym warto pamiętać przy rejestracji firmy?
Przy rozpoczęciu działalności gospodarczej warto upewnić się, czy nasza branża nie wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia lub licencji. W przypadku, gdy taki wymóg istnieje, powinniśmy starać się o nie jeszcze przed założeniem firmy. W większości przypadków wniosek o koncesję należy skierować do ministra właściwego ze względu na przedmiot naszej działalności. Pozytywna decyzja administracyjna związana z wydaniem koncesji poprzedzona jest przeprowadzeniem postępowania administracyjnego.
Dodatkowo warto pamiętać, że niektóre branże, takie jak fryzjerzy, kosmetyczki, warsztaty motoryzacyjne, usługi gastronomiczne czy wulkanizacyjne, zobligowane są do posiadania kas fiskalnych. W przypadku tych branż, osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą używać kas fiskalnych już od pierwszej transakcji. Dlatego ważne jest, aby w odpowiednim czasie dokonać zakupu takiego urządzenia oraz zarejestrować je w Urzędzie Skarbowym.
Potrzebujesz pomocy w rejestracji firmy? Zapoznaj się z: https://www.ifirma.pl/rejestracja-firmy