Jak założyć polską firmę w Holandii?

Założenie polskiej firmy w Holandii to rozwiązanie coraz częściej wybierane przez przedsiębiorców, którzy chcą legalnie działać na rynku holenderskim, ale jednocześnie zachować powiązanie z polskim systemem gospodarczym. Z punktu widzenia formalnego, podatkowego i unijnego nie jest to proces skomplikowany, jednak wymaga świadomego wyboru modelu działalności oraz zrozumienia różnic między prowadzeniem firmy w Polsce a faktycznym wykonywaniem działalności w Holandii.

Czym w praktyce jest polska firma działająca w Holandii?

Polska firma w Holandii to najczęściej działalność gospodarcza lub spółka zarejestrowana w Polsce, która świadczy usługi lub sprzedaje towary na terytorium Holandii. Kluczowe znaczenie ma tu fakt, że formalna rejestracja firmy pozostaje w Polsce, natomiast działalność operacyjna jest wykonywana częściowo lub w całości za granicą.

Z punktu widzenia prawa unijnego taka forma działalności jest dopuszczalna, o ile nie dochodzi do obejścia przepisów podatkowych i firma rzeczywiście spełnia warunki prowadzenia działalności w kraju rejestracji.

Swoboda przedsiębiorczości w Unii Europejskiej

Podstawą prowadzenia polskiej firmy w Holandii jest unijna swoboda przedsiębiorczości i świadczenia usług. Obywatel Polski może legalnie wykonywać działalność gospodarczą w innym kraju UE bez konieczności zakładania tam odrębnej firmy, pod warunkiem że działalność ma charakter transgraniczny, a centrum zarządzania pozostaje w Polsce.

Problem pojawia się w momencie, gdy działalność w Holandii przestaje mieć charakter tymczasowy lub usługowy, a zaczyna nosić znamiona stałego prowadzenia biznesu. Wtedy organy podatkowe mogą uznać, że powstał zakład podatkowy.

Zakład podatkowy w Holandii – kluczowe pojęcie

Zakład podatkowy to jedno z najważniejszych pojęć przy prowadzeniu polskiej firmy w Holandii. Powstaje on wtedy, gdy firma posiada w Holandii stałą placówkę, biuro, warsztat, magazyn lub gdy działalność jest prowadzona w sposób ciągły i zorganizowany.

Jeśli holenderskie organy uznają, że powstał zakład podatkowy, część dochodów firmy podlega opodatkowaniu w Holandii, niezależnie od tego, że firma jest zarejestrowana w Polsce. To właśnie w tym obszarze przedsiębiorcy popełniają najwięcej błędów, nieświadomie narażając się na podwójne obowiązki podatkowe.

Rejestracja do VAT w Holandii

Polska firma działająca w Holandii bardzo często musi zarejestrować się do holenderskiego VAT. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy firma świadczy usługi lub sprzedaje towary, dla których miejscem opodatkowania jest Holandia, albo gdy przekroczone zostaną określone progi transakcyjne.

Rejestracja do VAT nie oznacza automatycznie powstania zakładu podatkowego, ale wiąże się z obowiązkiem składania deklaracji VAT w Holandii oraz przestrzegania lokalnych przepisów. Dla wielu firm jest to pierwszy formalny kontakt z holenderską administracją skarbową.

Podatki dochodowe – gdzie płaci się podatek?

Kluczową kwestią jest ustalenie, gdzie firma płaci podatek dochodowy. Zgodnie z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania dochód opodatkowany jest w kraju, w którym znajduje się faktyczne miejsce prowadzenia działalności.

Jeżeli zarządzanie firmą, podejmowanie decyzji i większość operacji odbywa się w Polsce, a działalność w Holandii ma charakter usługowy i tymczasowy, podatek dochodowy rozliczany jest w Polsce. Jeżeli jednak powstanie zakład podatkowy, część dochodu musi zostać rozliczona w Holandii.

Składki i ubezpieczenia społeczne

Kolejnym istotnym elementem są składki na ubezpieczenia społeczne. Co do zasady przedsiębiorca podlega systemowi ubezpieczeń w jednym kraju UE. W przypadku polskiej firmy działającej w Holandii decydujące znaczenie ma to, gdzie faktycznie wykonywana jest praca.

W wielu przypadkach konieczne jest posiadanie dokumentu A1, który potwierdza podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Brak tego dokumentu może skutkować obowiązkiem opłacania składek w Holandii.

Wymogi administracyjne i praktyczne

Poza podatkami przedsiębiorca musi spełnić również szereg wymogów administracyjnych. Należą do nich m.in. obowiązek posiadania numeru VAT UE, prawidłowe fakturowanie zgodne z przepisami kraju opodatkowania oraz prowadzenie dokumentacji umożliwiającej rozliczenia transgraniczne.

Coraz większe znaczenie mają także systemy elektroniczne, takie jak raportowanie VAT czy wymiana faktur w standardach akceptowanych w Holandii. Brak dostosowania się do lokalnych wymogów technicznych może prowadzić do problemów w bieżącej obsłudze firmy.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu polskiej firmy w Holandii

Najczęstszym błędem jest założenie, że rejestracja firmy w Polsce automatycznie zwalnia z obowiązków w Holandii. W praktyce organy podatkowe analizują faktyczny sposób prowadzenia działalności, a nie tylko adres siedziby.

Innym problemem jest brak rejestracji do VAT, nieprawidłowe rozliczanie usług budowlanych lub transportowych oraz ignorowanie kwestii ubezpieczeń społecznych. Każdy z tych elementów może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Czy firma w Holandii opłaca się bardziej niż w Polsce?

Odpowiedź na pytanie, czy firma w Holandii opłaca się bardziej niż w Polsce, zależy przede wszystkim od rodzaju działalności, struktury kosztów oraz modelu podatkowego. Holandia oferuje stabilny i przewidywalny system prawno-podatkowy, prostsze relacje z administracją oraz dużą kulturę terminowych płatności, co dla wielu przedsiębiorców ma większą wartość niż sama wysokość podatków. Z drugiej strony obciążenia fiskalne i składkowe w Holandii są zazwyczaj wyższe niż w Polsce, a koszty życia i prowadzenia działalności również są istotnie większe.

Firma w Holandii opłaca się szczególnie wtedy, gdy działa na rynku lokalnym, obsługuje holenderskich kontrahentów, generuje wyższe marże lub korzysta z międzynarodowego charakteru rynku. W przypadku działalności o niskich marżach lub stricte usługowej często korzystniejsze podatkowo pozostaje prowadzenie firmy w Polsce przy jednoczesnym świadczeniu usług w Holandii w ramach przepisów unijnych. Realna opłacalność nie wynika więc z samego kraju rejestracji firmy, lecz z dopasowania modelu biznesowego do systemu podatkowego i rynku, na którym faktycznie generowany jest dochód.