Organizowanie webinarów i konferencji to już niemal chleb powszedni. W dzisiejszych czasach przekazywanie wiedzy w tej formie stało się powszechnym narzędziem edukacji, dającym niemal nieograniczony dostęp do informacji. Dzięki temu każdy z nas może wejść w interakcję z ekspertami z całego świata bez konieczności realnych spotkań. W tym poradniku przedstawimy praktyczne informacje i wskazówki, które pomogą przygotować się do przeprowadzenia webinaru
Ustalenie tematu webinaru i grupy docelowej
Organizacja konferencji zaczyna się od wybrania tematu. Niby banalna kwestia, a jednak warto o niej wspomnieć. Temat przemyślany, przekazany w ciekawy sposób jest fundamentalnym elementem, który może wpłynąć na atrakcyjność i skuteczność naszego eventu. Ustalając tematykę spotkania starajmy się, by była ona dostosowana do potrzeb i oczekiwań grupy docelowej. W ten sposób uczestnicy będą mogli w pełni skorzystać z prezentacji, angażując się na różnych płaszczyznach. W jaki sposób sprawdzić, jaki tematami są zainteresowani nasi potencjalni odbiorcy? Warto wykorzystać w tym celu takie narzędzia jak Google Trends czy Google Analytics. Możemy też przeprowadzić krótkie ankiety lub badania opinii wśród obecnych klientów, subskrybentów newslettera lub użytkowników mediów społecznościowych.
Przygotowanie prezentacji
Aby przeprowadzić skuteczny webinar online na dany temat, potrzebujemy dobrej, profesjonalnej prezentacji. Przejrzyste, atrakcyjne slajdy to prosty sposób na to, aby wzmocnić przekaz i zaintrygować naszą widownię. Na pewno powinniśmy się wystrzegać szablonów zapełnionych od góry do doły tekstem w różnych czcionkach. Taka forma, choć zapewne pomaga prelegentowi, z pewnością nie służy naszym odbiorcom i nie ułatwia im zrozumienia problemu. Starajmy się przygotować slajdy i informacje w możliwie zwięzły sposób. Na szablonach nie umieszczajmy zbyt wiele tekstu, wystarczy sama esencja. Mile widziane będą za to ilustracje lub zdjęcia, grafiki, ikony czy diagramy – obrazy przyciągają uwagę widzów oraz pomagają zilustrować pomysły i informacje. Warto też, szczególnie w przypadku pierwszego webinaru, przygotować scenariusz lub krótki konspekt z wypisanymi najważniejszymi punktami. Dzięki temu nie zapomnimy o żadnej istotnej kwestii.
Wybór platformy do webinaru
Wybór odpowiedniego narzędzia do przeprowadzenia webinaru jest kluczowy. W tym przypadku przydatne będzie narzędzie, które umożliwia udostępnianie ekranu z dokumentami i wideotransmisją w czasie rzeczywistym, a także monitorowanie aktywności uczestników. Na rynku jest wiele opcji, za pomocą których można zorganizować spotkanie online, na przykład Zoom czy Google Meet. Warto postawić na sprawdzoną platformę, bowiem problemy techniczne mogą zepsuć każdą, nawet najbardziej interesującą prezentację. Poza tym warto zadbać o interaktywność spotkania. Prezentacja i treść są istotne, jednak warto, by uczestnicy mogli aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu poprzez zadawanie pytań, udział w ankietach, quizach etc. Interaktywność wzbogaca doświadczenie widzów, angażuje ich emocjonalnie i sprzyja lepszemu przyswajaniu informacji. Organizowanie eventów wymaga wzięcia pod uwagę wielu elementów, o które należy zadbać. Z tego względu warto skorzystać z pomocy agencji, która profesjonalnie zajmuje się planowaniem webinarów i innych wydarzeń online, np. Bluexperience.
Promocja wydarzenia w Internecie
Promowanie webinaru jest kluczem do zapewnienia mu wysokiej frekwencji. Odpowiednia promocja pozwala dotrzeć do szerszej grupy potencjalnych uczestników, co zwiększa zasięg wydarzenia. Dzięki temu więcej osób może dowiedzieć się o spotkaniu i wziąć w nim udział. Kreatywne informacje na temat wydarzenia, tematu czy prelegentów mogą przekonać odbiorców, że warto poświęcić na to czas. Co więcej, im bardziej widoczne jest wydarzenie, tym bardziej uczestnicy będą pewni jego wartości i profesjonalizmu. Webinary można promować na różne sposoby. Wśród skutecznych strategii promocyjnych warto wymienić między innymi reklamę w social-mediach, artykuły i blogi na temat webinaru czy informacje na stronie internetowej eventu.
.