Stawki diety podczas delegacji zagranicznej różnią się od tych należnych pracownikowi podczas krajowego wyjazdu służbowego. Inaczej też obliczany jest czas trwania takiej podróży. Takie same zasady obowiązują jednak wszystkie wyjazdy służbowe w zakresie podlegania określonym obniżeniom.
Podczas delegacji pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie kosztów wyżywienia. Kwota diety zagranicznej zależy od państwa, do którego w celach służbowych udaje się osoba zatrudniona – np. dla Austrii to 52 EUR, Francji 50 EUR czy Niemiec 49 EUR.
Czym jest delegacja zagraniczna?
Delegacja to wyjazd służbowy, który spełnia przewidziane przepisami prawa warunki. Kodeks pracy wskazuje, że to wykonywanie czynności służbowych przez pracownika na polecenie pracodawcy, ale poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Delegacje dzielą się na krajowe (na terytorium danego państwa) oraz delegacje zagraniczne (poza granicami kraju).
Kto pokrywa koszty delegacji zagranicznej?
Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika:
- dieta (kwota pokrywająca wyżywienie) w wysokości ustalonej dla państwa, do którego odbywa się podróż zagraniczna;
- trasa do miejsca docelowego oraz powrót do kraju;
- nocleg w kwocie limitu dla poszczególnych państw określonego przepisami prawa;
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu i powrotu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego;
- pozostałe wydatki poniesione podczas delegacji (np. opłata za autostradę, czy bagaż).
Jak liczyć czas trwania delegacji zagranicznej?
Delegację zagraniczną dzieli się na dwie części – krajową (do momentu, w którym pracownik opuszcza terytorium kraju) oraz zagraniczną. W związku z tym na obliczanie czasu trwania podróży zagranicznej wpływa środek transportu, którym podróżuje pracownik:
- podróż lądowa − od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- podróż lotnicza − od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- podróż morska − od chwili wyjścia statku z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Ile wynosi dieta w delegacji zagranicznej?
Stawka diety podczas delegacji zagranicznej jest ustalana odgórnie dla poszczególnych państw. W 2022 roku dla przykładowych krajów wynosi:
- Austria 52 EUR;
- Belgia 48 EUR;
- Czechy 41 EUR;
- Francja 50 EUR;
- Hiszpania 50 EUR;
- Niderlandy 50 EUR;
- Kanada 71 CAD;
- Niemcy 49 EUR;
- Portugalia 49 EUR;
- Stany Zjednoczone Ameryki (USA) 59 USD;
- Szwecja 459 SEK;
- Wielka Brytania 35 GBP;
- Irlandia 52 EUR;
- Litwa 39 EUR;
- Norwegia 451 NOK;
- Słowacja 43 EUR.
Co może obniżyć wysokość diety zagranicznej?
Na kwotę diety zagranicznej wpływa czas, jaki pracownik spędził na wyjeździe służbowym. Jeśli osoba zatrudniona przebywa w delegacji zagranicznej:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;
- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety;
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwota diety należna pracownikowi za udział w delegacji zagranicznej może zostać pomniejszona o koszt zapewnionych posiłków (również np. w hotelu).
Gdy pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie – osobie zatrudnionej przysługuje 25% diety. W przypadku jeśli są to poszczególne posiłki, kwota diety zostaje obniżona w następujący sposób:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety.
Jeśli pracownik otrzymał należność pieniężną przeznaczoną na wyżywienie w trakcie delegacji zagranicznej – wówczas dieta nie przysługuje. Jeśli ta kwota jest niższa niż dieta przewidziana dla danego kraju – osobie zatrudnionej przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa każda delegacja pracownika musi zostać rozliczona. Osoba zatrudniona ma na to 14 dni od dnia powrotu do kraju. W tym celu pracownik uzupełnia wymagane dokumentu oraz przedkłada pracodawcy wszystkie potwierdzenia kosztów poniesionych w trakcie wyjazdu służbowego.
Autor: Onpoint.pl – samoobsługowa platforma HR
Polecamy również: