Czy jesteście przygotowani na nadchodzące zmiany w systemie fakturowania? Już od lipca 2024 roku wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wpłynie na sposób wystawiania i przetwarzania wszystkich faktur w Polsce. W tym artykule przyjrzymy się, jak nowe przepisy wpłyną na dotychczasowy sposób funkcjonowania firm oraz jak skutecznie się przygotować na nadchodzące zmiany, aby uniknąć niespodziewanych sankcji finansowych.
Aby dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur, warto odwiedzić artykuł na stronie Chojnacka Łagowski Doradcy Podatkowi pt. "Czym jest Krajowy System eFaktur?"
Obowiązki związane z KSeF
Krajowy system e-Faktur będzie umożliwiał wystawienie faktury, nadanie jej numeru identyfikacyjnego oraz przekazanie faktury innym podmiotom. Ponadto system sam sprawdzi poprawność każdej faktury, datę i godzinę jej wystawienia oraz wskaże ewentualne błędy w strukturze logicznej dokumentu. W przypadku wykrycia błędów, faktura zostanie odrzucona.
Na podatników nałożony zostanie obowiązek dostarczenia dokumentów do systemu według jasno określonych wytycznych. Niedopełnienie tego obowiązku doprowadzi do konsekwencji finansowych w postaci mandatu. W związku z powyższym, firmy będą musiały przygotować dokument w formacie xml zgodnie ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów, dostosować się do nowych przepisów prawnych, a także zintegrować swój system rozliczeniowy z KSeF.
Jak zminimalizować ryzyko kary?
W celu ułatwienia pracy w nowym systemie, zwłaszcza dużym firmom, które obsługują setki dokumentów, warto skorzystać z profesjonalnych rozwiązań IT w celu automatyzacji fakturowania. Dzięki temu proces będzie prostszy, a ryzyko popełnienia błędu zostanie zredukowane do minimum. Niezależnie od wyboru metody pracy, pracownicy w dalszym ciągu będą odgrywać kluczową rolę w dopełnianiu obowiązków podatkowych. To od pracowników uzależnione będzie nadzorowanie terminów płatności czy prawidłowości danych w dokumentach. Warto więc zadbać o właściwe przygotowanie personelu, na przykład poprzez organizację szkoleń wprowadzających w nowy system.
Jednym z podstawowych obowiązków płatnika będzie przekazywanie faktur do KSeF w określonym terminie. Jeśli firma, korzystając z zewnętrznego systemu IT, nie prześle do niego dokumentów w wyznaczonym czasie, nie trafią one również na czas do Krajowego Systemu e-Faktur, co może skutkować nałożeniem kary za opóźnienie.
Należy także pamiętać, aby wystawiać faktury wyłącznie przy użyciu KSEF, gdyż wystawienie faktury poza tym systemem będzie równoznaczne z nałożeniem sankcji. Wyjątkiem będą tu oczywiście sytuacje awaryjne, gdy system KSeF lub system podatnika ulegnie awarii. W takich przypadkach firmy będą mogły wystawić dokument inaczej, ale po naprawieniu systemu muszą przekazać fakturę do KSeF w wyznaczonym terminie, tj. 7 dni roboczych w przypadku awarii KSeF lub 1 dzień roboczy w przypadku problemu wewnętrznego.
Podsumowując, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to istotna zmiana, która wpłynie na funkcjonowanie firm w Polsce. Aby uniknąć niespodziewanych sankcji, warto już teraz zacząć przygotowania do nowych obowiązków i adaptować odpowiednie rozwiązania IT.
Na zakończenie niniejszego artykułu chcielibyśmy podziękować Kancelarii Chojnacka &Łagowski Doradcy Podatkowi za pomoc w przygotowaniu tego tekstu. Mamy nadzieję, że
artykuł przyczyni się do zwiększenia świadomości na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Proszę pamiętać, że niniejszy tekst nie stanowi porady prawnej i w przypadku konieczności
rozwiązania konkretnych problemów prawnych, zalecamy skorzystanie z usług specjalistów.
Redakcja KSeF24.pl - monitorujemy proces wdrożenia KSeF w Polsce.